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Por Rubens Queiroz de Almeida
Este artigo foi publicado originalmente na edição de número 2 da BrOffice.org Zine. Faça o download da segunda edição na íntegra.
Um recurso muito útil do BrOffice.ORG Calc é a facilidade de cálculo de subtotais. Eu uso este recurso para fazer um agrupamento das despesas de telefone e de cartão de crédito. No caso das contas telefonicas dá um pouco de trabalho converter os dados da conta em uma planilha, mas ainda compensa e é muito melhor do que fazer as somas manualmente.
Em São Paulo, a Telefonica oferece, mediante cadastro, o acesso à versão digital da sua conta telefônica. Eu faço um copy & paste do conteúdo, e com o meu editor de textos favorito, o vim, retiro as informações que não me interessam e crio um arquivo do tipo CSV (Comma Separated Values). A seguir reproduzo algumas linhas do arquivo CSV criado a partir da conta telefonica original.
94661965;NOVA ODESSA;SP;15H04M14;6,0;1,40 75212267;CAMPINAS;SP;13H30M58;5,7;1,33 85212267;CAMPINAS;SP;16H28M17;1,0;0,23 22527477;CAMPINAS;SP;10H07M56;1,5;0,35
O que me interessa da conta telefonica é o número discado (campo 1), o local (campo 2), o estado (campo 3), a duração da chamada (campo 5), e o preço (campo 6).
Uma vez criado este arquivo, faço a carga em uma planilha (Calc), do arquivo CSV criado.
Quando selecionamos arquivos do tipo CSV, o Calc precisa ser informado sobre qual caractere foi utilizado como delimitador de campos. Em nosso caso, utilizamos o ponto e vírgula (;), o que assinalamos na próxima tela de diálogo:
Isto feito, a planilha é criada. As linhas da planilha precisam estar ordenadas pelo número telefônico. Para fazer a classificação, selecionamos primeiramente as células a serem ordenadas, e no menu Dados, seleciono a opção Classificar.
Eu preciso classficar os dados pelo número telefônico, para o qual desejo obter os subtotais. Na tela seguinte faço a especificação da forma de ordenação. Em nosso caso esta classificação deverá ser feita pela coluna A, e em ordem crescente. Isto feito, clicamos no botão OK.
Pronto, isto feito, podemos agora calcular os subtotais. Para o cálculo dos subtotais, selecionamos novamente a opção Dados, subitem Subtotais. Não se esqueça de selecionar previamente as células para as quais você deseja calcular os subtotais.
Na tela de cálculo de subtotais, selecionamos o número de telefone como o fator primário de agrupamento e em seguida, selecionamos a coluna onde se encontram os valores. O Calc nos dá também a opção de selecionar a função matemática a ser utilizada para o agrupamento dos dados. A opção padrão é a soma (e também a mais frequente para as nossas necessidades).
Após feita a seleção, clicar em OK e os subtotais são imediatamente calculados. Para cada número telefônico eu tenho o total gasto. Por exemplo, para o número 22527477 foram gastos R$ 1,75 e assim por diante.
Observe na planilha, do lado esquerdo, as linhas verticais e os sinais de menos. Estes sinais nos indicam que os dados foram agrupados. As linhas verticais nos indicam quais colunas pertencem a quais grupos. Clicando nestes sinais podemos ter uma visão resumida de nossos gastos. Na figura abaixo temos apenas os totais gastos em cada número, o que simplifica bastante a visualização dos dados, especialmente nos casos em que a planilha for muito grande.
Note que os sinais de menos (-) foram transformados em sinais de mais (+). Isto significa que a planilha foi agrupada e alguns dados foram ocultados, para uma melhor visualização.
Este exemplo, para fins didáticos, foi consideravelmente simplificado. A fatura eletrônica gerada pela Telefonica não é das mais amigáveis para este tipo de trabalho, mas a conversão para o formato CSV pode ser feita de forma relativamente rápida, tudo irá depender da sua familiaridade com o seu editor de texto e seus recursos. O editor vim possui recursos fantásticos para este tipo de manipulação de dados.
As possibilidades de uso deste tipo de recurso são muitas. Basta usar a sua criatividade.
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