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Por favor não me ligue, me mande um email

Colaboração: Tiago Baciotti Moreira

Data de Publicação: 05 de janeiro de 2016

Por favor não me ligue, me mande um email
Como você deveria estar usando mais seu email e menos seu celular

Se tem algo que aprendi nos anos que trabalhei como analista de sistemas é que as pessoas tem a memória muito curta, se esquecem facilmente das coisas que solicitam e até mesmo dos compromissos e concessões que fazem.

É por isso que sempre preferi a comunicação escrita, email ou memorandos internos, que telefonemas ao acertar/ajustar/combinar qualquer requisito ou solicitação de clientes de projetos que trabalhei.

É interessante pensarmos que antes do telefone a comunicação era essencialmente escrita através de cartas escritas a mão. Na verdade até mesmo os livros eram todos escritos a mão, processo que os tornava caros e de difícil acesso para a população. Depois com a invenção da imprensa por Guttenberg e a impressão de livros (a Bíblia foi o primeiro livro a ser impress+ houve uma aceleração na forma como a informação é transmitida. Um tempo depois o telefone apareceu e depois com o email nós tivemos uma espécie de junção nas duas formas de comunicação pois temos velocidade na entrega da mensagem e o retorno à mensagem escrita.

Mas voltando para a essência do que quero conversar com você, eu acredito que o uso do email tem uma série de vantagens pois ele nos permite uma definição clara da mensagem pois leva o emissor da mensagem a pensar e buscar escrever de forma intelígivel o que deseja passar. Tá, eu também as vezes recebo emails que preciso ler umas 2 ou 3 vezes até entender o que a outra pessoa quis dizer, mas não é a regra ;+

O email também nos permite rastreabilidade pois você pode acompanhar as respostas e interações com os devidos ajustes. Além disso o email nos permite envolver mais pessoas na conversa. Embora essa tecnologia já tenha mais de 45 anos (o primeiro email foi enviado em 197+ muita gente às vezes se confunde ao utilizá-la. Eu acho que você já sabe disso, mas vamos lá algumas sugestões:

1. O campo To (para) é o destinatário do email. CC vem de Carbon Copy e BCC de Blind Carbon Copy que é uma cópia do email sem que os demais integrantes saibam. Use isso corretamente.

2. Se você enviar uma mensagem solicitando alguma informação e não obtiver resposta, mande a segunda mensagem ENCAMINHANDO a primeira pois aí você terá o histórico que já tentou fazer o contato uma primeira vez. Se não receber retorno, encaminhe mais uma vez o email pois aí você já terá 3 tentativas. Se ainda não receber resposta escalone o problema enviando para o superior da pessoa.

3. Não existe essa de "não vi meu email". É a comunicação corporativa padrão até que outra melhor entre em uso. Até lá as pessoas tem obrigação de checar seus emails.

4. Se você decidir qualquer coisa através de uma ligação telefônica imediatamente envie um email para seu interlocutor dizendo que "Conforme conversamos agora a pouco ficou definido que...". A mesma coisa vale para uma conversa com uma ou mais pessoas.

5. Quando fizer uma reunião você não precisa se preocupar em ter um modelo de documento bonito com o logo da sua empresa e o nome de "Modelo de Ata de Reunião". Não, coloque no assunto do email Ata de renião XX-XX-XX e coloque no corpo do email os campos Convidados Presentes, Convidados Ausentes, Principais Pontos e Ações. No campo ações coloque as decisões que foram tomadas os responsáveis pelos próximos passos e a estimativa de conclusão. Acredite, ter seu nome listado em "convidados ausentes" te fará pensar melhor antes de faltar da próxima reunião.

6. Ah, coloque no final da sua ata que "Caso tenham qualquer sugestão favor enviar até XX/YY caso contrário a ata será aprovada" e coloque pelo menos dois dias úteis.

7. Quer mandar um recado rápido? Escreva diretamente no assunto precedendo por NNTO:. Exemplo: "NNTO: Não poderei ir na reunião hoje, explico depois.". O acrônimo NNTO significa "No Need To Open" ou "Não há necessidade de abrir" deixando claro que o assunto já diz tudo.

Na verdade eu sempre preferi usar o email porque posso decidir a hora de responder. Se você está no meio de uma especificação funcional ou codificando algo e o telefone toca você perde a linha de raciocínio. Converse com sua família e amigos e explique que você não pode atender o telefone o tempo todo e mantenha-o sempre no silencioso.

Algo que também em minha opinião deve ser evitado é você ao estar conversando com alguém em uma reunião formal ou informal parar a conversa para atender uma ligação telefônica. Errado, foque no que está fazendo e depois retorne as ligações caso necessite.

Cuidado com mensagens de whatsapp/sms. Algumas pessoas acreditam que uma vez tenham enviado essa mensagem estão tranquilos e tudo está resolvido e com certeza você receberá a mensagem. Nem todos os SMS são entregues e nem sempre a mensagem do whatsapp/telegram chega no momento certo. E alguns, eu por exemplo, desabilito todas as notificações do celular e vejo whatsapp/twitter 2 vezes ao dia somente. Por isso sempre deixe bem alinhado com seus colegas de trabalho que a comunicação formal é o email, ponto.

Na verdade são pequenas observações que faço baseado em minha experiência pessoal e tem funcionado. Fiquem a vontade para comentar abaixo ;+

Artigo publicado originalmente no blog do autor